Inschrijven
Scholen schrijven zich in voor de gewenste module via het inschrijfformulier op de website. 
Let op: inschrijfformulieren die na de uiterste inschrijfdatum binnenkomen, geven geen garantie op dienstverlening.

Klassenpassen
Op het inschrijfformulier geeft de school informatie door over de groepsindeling, groepsgrootte en groepsleerkrachten. 
Voor het aanmaken van klassenpassen is het e-mailadres van de betreffende leerkracht(en) nodig. 
Leerkrachten kunnen zelf een account aanmaken op de website om materialen te reserveren en te verlengen. 
Bij langdurige ziekte of vertrek van een leerkracht moet het e-mailadres van de vervanger worden doorgegeven aan: educatie@kopgroepbibliotheken.nl  
Klassenpassen zijn gekoppeld aan het schooljaar, niet aan het kalenderjaar. Als een school zich niet inschrijft voor het nieuwe schooljaar, wordt de pas per 1 oktober geblokkeerd. 
Bij verlies kan een nieuwe pas worden aangevraagd tegen een vergoeding van € 2,50 per pas (aanvraag via bovengenoemd e-mailadres).  Let op: het lenen van digitale boeken via de Online Bibliotheek is niet mogelijk met de klassenpas. Dit is in lijn met landelijke afspraken over de abonnementsvormen. 

Lesprogramma’s
Aan het begin van het schooljaar ontvangt de leescoördinator per e-mail een overzicht van de geplande lesprogramma’s. 
De leescoördinator controleert of de voorgestelde data en tijden passen binnen de schoolplanning. Zo nodig wordt contact opgenomen met de bibliotheekconsulent. 
De leescoördinator zorgt dat alle informatie bij de betreffende leerkrachten terechtkomt. 
Uitvoering van het programma vindt plaats op school of in de bibliotheek; dit kan op verzoek worden aangepast. 
Bij een lesprogramma in de bibliotheek zorgt de leerkracht voor de klassenpas. 
Bij een les in de klas zorgt de leerkracht voor toegang tot de wifi. 
Een lesprogramma kan tot uiterlijk 48 uur van tevoren worden geannuleerd. In dat geval spannen we ons in om geannuleerde lessen opnieuw in te plannen. Als de annulering later plaatsvindt, is het niet mogelijk de les opnieuw te plannen. 

Themacollecties
Aanvragen via het formulier op de website.
Levering is afhankelijk van beschikbare materialen en kan niet worden gegarandeerd.
Aanvragen moeten minimaal twee weken vóór een vakantieperiode worden ingediend.
KopGroep Bibliotheken werkt met vijf periodes per schooljaar (van vakantie tot vakantie).
Collecties worden gebracht net ná een vakantie en opgehaald net vóór de volgende.
Als een school wil afwijken van deze planning, kunnen collecties mogelijk in overleg zelf worden gehaald en teruggebracht bij een vestiging naar keuze.
Wordt toch gekozen voor bezorging en ophalen op school, dan worden vervoerskosten van €25 berekend. 

Zoekgeraakte of beschadigde boeken 
De school is verantwoordelijk voor een zorgvuldige omgang met de boeken. 
Bij verlies of schade wordt een vergoeding in rekening gebracht, afhankelijk van de nieuwwaarde en het uitgavejaar. 
De school ontvangt aan het einde van het schooljaar een factuur, inclusief € 12,50 administratiekosten. 

Collectie op School (Onderdeel van de module Extra Boeken)
Een actuele, aantrekkelijke collectie is essentieel voor leesbevordering. 
KopGroep Bibliotheken zorgt jaarlijks voor sanering en aanvulling van de collectie. KopGroep Bibliotheken levert een lijst aan met boeken die moeten worden vervangen.  
De school legt aan het eind van het schooljaar deze boeken klaar. 
KopGroep Bibliotheken verzorgt de levering en het ophalen van de boeken. 

Factuur
De facturen voor de Doe de Bieb-modules worden in februari verstuurd. De berekening is gebaseerd op het leerlingenaantal op peildatum 1 oktober. 
Aanvragen buiten de standaardmodules worden afzonderlijk gefactureerd. 
Het is de verantwoordelijkheid van de school om de ingevoerde gegevens te controleren. 
Wijzigingen die van invloed zijn op de factuur kunnen tot uiterlijk 1 november worden doorgegeven.  

Laatste update 2-6-2025